Jenis Software HRIS Atau Aplikasi HRIS Adalah Sebagai Berikut Ini
Jenis Software HRIS Atau Aplikasi HRIS adalah? Selengkapnya akan dibahas pada blog HRD aikerja.com ini. Informasi ini akan bermanfaat untuk kamu yang akan melamar kerja sebagai HR atau HRD.
Sebagai salah satu inovasi yang memberikan banyak manfaat terhadap perkembangan HR, software HRIS tidak dapat dipandang sebelah mata.
Banyaknya jenis software HRIS sepadan dengan beragamnya kebutuhan tim HR dalam melakukan pengelolaan data karyawan.
Apa yang Dimaksud dengan Software HRIS?
Software Human Resource Information System atau biasa disebut dengan aplikasi HRIS adalah dapat diartikan sebagai sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengelolaan data HR terutama dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).
Misalnya untuk proses payroll, recruitment dan juga data kehadiran karyawan.
Jenis Software HRIS Apa yang Paling Laris di Indonesia? Dan Apa Alasannya?
Setidaknya terdapat 4 (empat) jenis software Human Resource Information System (HRIS) yang bisa dibilang paling laris di Indonesia.
Terutama yang terkait dengan kebutuhan perusahaan-perusahaan yaitu:
HRIS Operational
Jenis software HRIS yang pertama adalah HRIS Operational.
Seperti namanya software aplikasi HRIS adalah sangat berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan tim HR dalam melakukan pengelolaan hal-hal yang bersifat operasional.
Pada jenis software HRIS ini, HR memegang akses penuh dalam melihat data seluruh karyawan dan melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan tersebut.
Terdapat 5 (lima) komponen penting dalam HRIS Operational, yaitu:
- Employee Information System, dimana semua data karyawan tercantum ke dalam sistem. Mulai dari nama hingga pengalaman kerja karyawan dapat dimasukkan ke dalam komponen employee information system pada HRIS Operational ini.
- Position Control System, dimana semua data posisi karyawan dalam sebuah perusahaan dapat termonitor dengan baik di dalam sistem tersebut yang dapat memudahkan tim HR dan Leader dalam menemukan posisi kosong dan melakukan ketentuan hiring karyawan baru.
- Performance Management Information System, seperti namanya komponen ini berkaitan dengan penilaian kinerja setiap karyawan pada perusahaan sehingga tim HR dan para Leader bisa melihat tingkat kinerja setiap karyawan.
- Applicant Selection and Placement Information System, yang berfungsi dalam proses recruitment karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Government Reporting and Compliance System, komponen ini dapat membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan terhadap peraturan pemerintah terkait dengan ketenagakerjaan.
HRIS Tactical
Jenis software HRIS yang kedua adalah HRIS Tactical.
Pada jenis aplikasi HRIS Tactical adalah, tim HR akan dimudahkan dalam melakukan pengambilan keputusan dalam tujuan memenuhi kebutuhan perusahaan khususnya dalam hal SDM seperti manpower planning, recruitment dan juga training.
Terdapat 4 (empat) komponen utama dalam HRIS Tactical ini, yaitu:
- Job Analysis and Design Information System, pada komponen ini HR dapat menyimpan data terkait dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan.
- Recruiting Information System, dimana HR bisa membuat strategi dalam proses recruitment karyawan sehingga proses hiring dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
- Compensation and Benefit Information System, yang memungkinkan HR dalam melakukan perencanaan dan pembuatan strategi hingga keputusan yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan karyawan melalui sistem.
- Employee Training and Development System, berkaitan dengan pelatihan karyawan dimana tim HR dimudahkan dalam menentukan dan melakukan proses training kepada karyawan.
Dari sini terlihat kalau aplikasi HRIS adalah salah satu bagian penting yang harus ada pada perusahaan.
HRIS Strategic
Yang ketiga adalah HRIS Strategic.
Dimana jenis aplikasi HRIS ini adalah berfungsi untuk menyamakan strategi perusahaan dengan karyawannya sehingga perusahaan dapat mendukung pekerjaan setiap karyawannya.
3 (tiga) komponen utama dalam HRIS Strategic adalah:
- Information System Supporting Workforce Planning, yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan jangka panjang karena dapat menyediakan informasi mengenai kualitas dari SDM itu sendiri.
- Specialized Human Resource Information System Software, yang berguna untuk mendukung fungsi manajemen HR.
- Information System Supporting Labor Negotiation, bisa memudahkan tim HR dalam melakukan negosiasi dengan pihak ketiga seperti vendor, serikat pekerja, dan juga manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan lebih mudah.
HRIS Comprehensive
Jenis HRIS yang terakhir adalah HRIS Comprehensive yang dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan seperti data karyawan, penggajian, attendance, pelatihan karyawan, recruitment hingga regulasi pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.
This document has been edited with the free version of the instant HTML edior. Try it here and use it every time for your projects.
Cara Memilih Aplikasi HRIS Adalah Sebagai Berikut
Agar pengelolaan administrasi karyawan berjalan lancar, maka diperlukan aplikasi HRD terbaik.
Penerapan aplikasi HRD di perusahaan memiliki banyak sekali keuntungan yang tak hanya dirasakan oleh karyawan namun juga perusahaan.
Semakin berkembangnya era teknologi membuat digitalisasi HR terlihat semakin nyata.
Berbagai urusan personalia yang biasanya dilakukan manual, menjadi lebih praktis dan mudah dengan aplikasi HRD terbaik.
Bila melihat kemudahan yang ditawarkan, tidak heran bila perangkat ini semakin dilirik oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia.
Mengapa Aplikasi HRIS Adalah Penting?
Perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak akan membuat tim HR kewalahan dalam melakukan pengelolaan administrasi.
Selain itu, risiko terjadinya kesalahan atau human error akan semakin besar.
Aplikasi HRD di sini berperan untuk menyederhanakan proses dan meminimalisir kesalahan karena sistem yang digunakan telah teruji. Selain itu, aplikasi HRD memiliki sistem keamanan data yang lebih baik. Berbasis online, data-data karyawan akan disimpan ke dalam database.
Begitu masuk, data-data ini akan langsung diolah dan dienkripsi secara otomatis.
Mengingat data dan informasi pribadi bersifat sensitif, hanya orang-orang berkepentingan yang diizinkan untuk mengaksesnya.
Penerapan aplikasi ini memungkinkan keterlibatan karyawan secara mandiri dalam mengakses data dan informasi serta pekerjaan harian melalui ponsel masing-masing. T
ak hanya itu, karyawan juga dapat melakukan absensi dan mengajukan cuti atau klaim reimbursement dengan hanya beberapa “klik”.
Hal ini tentunya sangat meningkatkan efisiensi waktu.
Dengan begitu, dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi HRD di sebuah perusahaan merupakan hal yang penting dan patut dipertimbangkan.
Kriteria Terbaik Aplikasi HRIS Adalah Memiliki Beberapa Fungsi Atau Fitur Sebagai Berikut
Tidak semua aplikasi HRD dapat melakukan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola karyawan.
Oleh karena itu, Anda harus memilih aplikasi yang tepat. Apa saja fitur dan kriteria yang patut dimiliki oleh aplikasi HRD terbaik?
Cuti Online
Fitur cuti online pada aplikasi HRD memungkinkan pengajuan cuti oleh karyawan menjadi lebih cepat tanpa proses yang panjang dan birokratis.
Atasan dan bagian HRD juga dapat meninjau, memproses, menyetujui atau menolak cuti yang diajukan karyawan dengan lebih praktis.
Sebelum mengajukan cuti, karyawan bisa menilik kalender cuti yang tertera pada aplikasi, serta melihat jatah cuti dan mencocokkan dengan jadwal kerja. Sehingga, akan lebih mudah bagi karyawan untuk menentukan tanggal serta berapa cuti yang ingin diambil.
HR pun tak perlu repot membukukan berapa sisa jatah cuti karyawan lantaran sudah tercatat otomatis pada sistem.
Absensi Online
Aplikasi HRIS adalah wajib memiliki fitur absensi online sebagai indikator kinerja karyawan.
Dengan fitur ini, karyawan dapat melakukan pencatatan kehadiran dimanapun dan kapanpun asalkan terhubung dengan internet.
Aplikasi online juga didukung oleh sistem verifikasi dan pelacakan GPS, sehingga dapat mengurangi risiko penyalahgunaan atau kecurangan.
Reimbursement
Fitur lainnya yang harus dimiliki oleh aplikasi HRD adalah reimbursement.
Fitur reimbursement memudahkan karyawan dalam mengajukan klaim atas penggantian dana yang digunakan dalam kegiatan perkantoran.
Karyawan hanya perlu membuat pengajuan, mengunggah foto bukti transaksi berupa struk atau kwitansi dan menunggu persetujuan pihak terkait.
Melalui fitur ini, perusahaan juga dapat memonitor arus keuangan termasuk pengeluaran, penerimaan dan pengembalian klaim yang seluruhnya tercatat pada sistem.
Payroll
Fitur payroll juga harus dipertimbangkan dalam suatu aplikasi HRD. Dengan fitur ini, pengelolaan gaji karyawan akan menjadi lebih sederhana.
Fitur payroll juga terintegrasi dengan absensi, cuti, potongan, tunjangan dan pajak sehingga perhitungan gajinya sudah otomatis terhitung.
Jika prosesnya singkat, maka perusahaan dapat terhindar dari keterlambatan pembayaran gaji yang merupakan hak dasar karyawan.
Karena itu aplikasi HRIS adalah penting untuk permudah proses penggajian karyawa.
BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
Keanggotaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan bagi karyawan merupakan hal yang wajib.
Dengan aplikasi HRD, pembayaran iuran kedua BPJS ini akan terintegrasi pada database, sehingga prosesnya menjadi lebih mudah.
PPh 21
Tidak hanya BPJS, pembayaran pajak penghasilan pasal 21 (PPh Pasal 21) juga lebih praktis dengan fitur ini.
Data yang terintegrasi memungkinkan pajak akan otomatis terpotong dari gaji karyawan.
Selain itu, tidak perlu khawatir, aplikasi HRD juga update dengan peraturan terbaru pemerintah terkait perpajakan.
Slip Gaji
Fitur ini memungkinkan karyawan mengakses slip gaji secara mandiri melalui aplikasi HRD.
Ketersediaan slip gaji juga dapat menunjukkan transparansi gaji yang diterima karyawan.
Baik penerima maupun pengurang penghasilan akan tercatat pada slip gaji, yang juga dapat dijadikan instrumen kendali terhadap gaji karyawan.
Laporan HR
Setiap perusahaan memerlukan laporan HR secara berkala untuk dijadikan evaluasi.
Penyusunan laporan dengan cara manual akan menyita waktu tim HR, terutama jika perusahaan tersebut memiliki ratusan karyawan.
Menggunakan fitur ini pada aplikasi penyusunan laporan akan sangat cepat dan akurat lantaran data terekam secara real time.
Database Karyawan
Terakhir, aplikasi HRD yang baik haruslah memiliki fitur database.
Seperti yang disinggung sebelumnya, data dan informasi pribadi karyawan akan disimpan dalam sebuah database yang berbasis komputasi awan.
Nantinya seluruh data ini akan diintegrasikan pada fitur-fitur yang ada pada aplikasi.
Jika HR membutuhkan suatu data, mereka tinggal mengakses data tersebut tanpa perlu repot membongkar tumpukan kertas atau formulir.
Dengan begitu, proses pengelolaan administrasi karyawan dapat dipersingkat.
Bisa dibilang aplikasi HRIS adalah wajib memiliki beberapa fitur penting diatas.
Jadi pastikan aplikasi pilihan Anda mencakup semua fungsi tersebut sehingga manajemen sumber daya manusia akan terkelola dengan baik.