HRIS Adalah? Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?
HRIS Adalah? Apa itu HRIS? Istilah yang sebenarnya asing namun sebenarnya adalah hal lumrah yang sering dilakukan oleh karyawan ketika bekerja di sebuah perusahaan.
Secara umum, HRIS atau Human Resources Information System merupakan sistem yang digunakan bagian sumber daya manusia atau HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan sebagai penggerak jalannya sebuah perusahaan/organisasi.
HRIS Adalah? Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?
Mungkin sebagian dari Anda telah mengetahui HR itu sendiri dan istilah HRIS luput dari perhatian Anda.
Dalam pengelolaannya, bagian HR berfungsi untuk mengatur karyawan mulai dari kedisiplinan, kinerja, dan juga memenuhi kebutuhan dasar karyawan itu sendiri.
Dalam memaksimalkan fungsi tersebut, HR menggunakan sebuah sistem yang disebut HRIS atau human resource information system.
Namun sejatinya HRIS adalah satu istilah dari istilah lainnya dalam manajemen sumber daya manusia.
Ada istilah HCM (human capital management) dan juga HRMS (Human Resource Management System). Istilah-istilah tersebut dikupas nantinya pada artikel ini.
Memahami Apa itu HR, HRD, dan Personalia
Sebelum memahami lebih jauh apa itu HRIS dan istilah lainnya, Anda perlu mengetahui ketiga perbedaan istilah dari HR, HRD, dan personalia.
HR sendiri atau human resources merupakan istilah dalam bahasa inggris dari istilah bahasa indonesia, sumber daya manusia.
Namun dalam sehari-hari, HR sering digunakan untuk menyebut bagian SDM pada sebuah perusahaan.
Sehingga istilah HR kini memiliki arti yang lebih spesifik dan berkaitan dengan aktivitas pengelolaan SDM perusahaan.
Bagaimana dengan HRD dan personalia?
HRD sejatinya memiliki ambiguitas dalam pengertiannya; human resources department dan human resources development.
Human resource department sendiri adalah istilah yang digunakan dalam menyebutkan sebuah divisi khusus pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan.
Sementara itu HRIS adalah sebuah sistem yang biasanya digunakan HR untuk mengelola karyawan perusahaan. Termasuk untuk rekrutmend dari lowongan pekerjaan yang sudah disebar sebelumnya.
Namun belakangan, HRD lebih diartikan sebagai human resource development dimana tugas seorang HRD adalah mengupayakan retensi karyawan, meningkatkan SDM perusahaan, dan juga mengevaluasi performa karyawan.
Pemahaman fungsi antara HRD dan personalia sering sekali keliru padahal keduanya memiliki tugas yang berbeda.
Jika fungsi HRD telah dijelaskan sebelumnya yaitu khusus dalam pengembangan karyawan, personalia memiliki fungsi yang lebih praktis yaitu seputar payroll, pelacakan absensi, dan juga hal administratif lainnya.
Perbedaan HRD dan personalia; HRD pendekatan kemampuan SDM sedangkan personalia seputar hal administratif karyawan.
Apa itu HRIS?
Secara komprehensif, HRIS adalah merupakan sekumpulan aktivitas yang diatur sedemikian rupa sehingga membentuk kebiasaan atau kemudahan dalam mengelola sumber daya manusia dalam sebuah badan organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan bersama pada satu waktu tertentu.
Singkatnya, HRIS merupakan sistem untuk membangun pengelolaan SDM yang baik sehingga proses pengelolaan lebih mudah. Oleh karena itu, HRIS berkaitan erat dengan pemanfaatan teknologi.
Di samping itu, ada istilah yang tidak seterkenal HRIS yaitu HCM dan HRMS. Lantas apa perbedaan ketiga istilah tersebut?
Perbedaan HRIS, HCM, dan HRMS
Sebenarnya HRIS, HCM, dan HRMS memiliki fungsi manajemen yang berbeda.
Namun, karena ketiga istilah tersebut sama-sama membutuhkan teknologi, istilah HRIS menjadi yang paling sering digunakan dan merangkap fungsi dari HCM dan HRMS.
Fungsi HRIS sendiri terdiri dari hal-hal administratif dasar seperti perekrutan, database karyawan, absensi, tata kelola kompensasi, alur kerja HR, employee self-service, dan rekap absensi.
Sedangkan HCM (human capital management) bagian dari HRIS namun memiliki fungsi pengembangan karyawan. HCM juga lebih dikenal dengan talent management.
HRMS bisa dikatakan merupakan gabungan dari HRIS dan HCM dan memiliki fungsi yang lebih bersifat legal seperti perpajakan karyawan dan juga penggajian karyawan.
Jika dilihat dari ruang lingkupnya akan seperti ini
[HRIS + [HCM + payroll management] = HRMS]
Namun seperti yang telah disebutkan sebelumnya, orang-orang kini lebih mengenal istilah HRIS dibanding kedua istilah yang lain.
Penerapan HRIS Adalah Sebagai Berikut
Dalam penerapannya, HRIS tidak terlepas dari sebuah teknologi.
Bentuk teknologi yang digunakan saat ini berupa software as a service dimana perusahaan menyewa pihak ketiga yang menyediakan layanan software untuk mengatur pekerjaan HR tersebut.
Salah satu contoh penerapan HRIS da;am dunia kerja adalah absensi online.
Dimana software tersebut mengganti fungsi mesin absensi lama dengan absensi online yang lebih mudah diakses dan memungkinkan fleksibilitas kerja karyawan seperti work from home atau remote work.
Selain absensi online, ada juga sistem pengajuan cuti secara mandiri dimana karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti dalam satu sistem aplikasi.
Selain kedua fungsi tersebut, sebenarnya masih banyak komponen pekerjaan yang dapat dilakukan oleh software HRIS.
Komponen Software HRIS Adalah
Dalam software HRIS sendiri, terdapat komponen penting penyusun yang membantu perusahaan Anda mampu mengelola karyawan secara cepat, ramping, efisien, dan efektif.
Attendance Management
Komponen pertama adalah attendance management atau manajemen waktu karyawan. Hal ini meliputi absensi online, rekapitulasi kehadiran karyawan, cuti, lembur, dan juga penjadwalan secara otomatis.
Lebih jelasnya attendance management berfokus pada pengelolaan data;
- Time tracking karyawan (waktu check in dan check out)
- Rekapitulasi absensi karyawan
- Integrasi mesin absensi fingerprint
- Penjadwalan roster shift karyawan
- Perhitungan cuti dan lembur karyawan
Employee Self-Service
Komponen kedua yaitu adalah employee self-service (ESS) atau dalam bahasa Indonesia adalah sistem layanan mandiri karyawan.
Di mana karyawan memiliki kewenangan akses untuk mengurus administrasi HR secara mandiri.
Misalnya mengganti biodata, mengakses slip gaji, mengajukan cuti dan lembur, absensi online, atau pengajuan perubahan jadwal kerja.
Dengan ESS, mempermudah HR untuk mengelola data cuti,absensi, dan juga lemburan karyawan.
Selain mempermudah bagian HR, fitur ESS juga dapat memberikan kemudahan dan fleksibilitas pada karyawan.
Seperti pada aplikasi Talenta yang memudahkan Anda untuk mengajukan cuti atau check out absensi tanpa harus ke kantor untuk absensi sidik jari.
Talent Management
Talent management di dalamnya termasuk kemudahan arus komunikasi antar karyawan atau karyawan dengan perusahaan.
Mulai dari informasi kebijakan perusahaan dan juga informasi terkait performance appraisal.
Fungsi talent management juga membantu menganalisis kondisi perusahaan berdasarkan karyawan seperti informasi jabatan penting, jabatan kosong, proses onboarding, off boarding, klasifikasi gaji, dan juga database karyawan.
Payroll Management
Dalam pengelolaan karyawan, aspek penggajian juga menjadi penting. Software HRIS juga berperan untuk menghitung dan mengatur gaji karyawan.
Dalam komponen payroll management, Anda bisa mengatur dan menghitung gaji secara otomatis dengan komponen perhitungan gaji seperti PPh 21, potongan unpaid leave, lemburan, kompensasi, dan unsur pembentuk perhitungan gaji lainnya.
Solusi yang Ditawarkan Software HRIS
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, software HRIS memberikan solusi bagi perusahaan untuk mempercepat proses pengelolaan karyawan bottom-to-the-top.
Selain memudahkan bagian HR, penggunaan software HRIS juga memberikan ruang tersendiri bagi karyawan. Lalu, apa saja solusi atau kemudahan yang ditawarkan oleh software HRIS?
Data Terpusat, Aman dan Mudah Diakses
Salah satu keunggulan dari software HRIS adalah data tersimpan dan terpusat pada penyimpanan cloud.
Hal ini memungkinkan penggunanya dapat mengakses data di mana pun dan kapan pun. Hal ini dibuktikan dengan adanya absensi online dimana Anda dapat melakukan absensi bahkan ketika sedang di rumah.
Karena data yang terpusat di dalam cloud, bagian HR atau personalia hanya menginput data yang kemudian diproses secara otomatis oleh sistem komputasi cloud. Sehingga HR tidak perlu lagi dipusingkan dengan pengolahan data secara manual.
Jika berbicara keamanan, data yang tersimpan dalam cloud biasanya secara otomatis akan terenkripsi setiap kali ada perubahan atau keterbaruan data.
Sehingga sangat sulit bagi karyawan untuk mengakses data tersebut.
Mengurangi Human Error
Seringkali proses pengelolaan karyawan dengan cara manual sering mengalami kendala salah satunya adalah human error.
Misalnya saja salah perhitungan dan telat membayar gaji, rekapitulasi data absensi yang berulang karena data yang tidak valid, dan juga perhitungan cuti yang tidak tercatat dan masih banyak human error lainnya.
Software HRIS memungkinkan Anda mengurangi bahkan human error karena proses perhitungan dan rekapitulasi data dilakukan secara otomatis. Pengguna atau HR hanya memasukkan dan mengintegrasikan data.
Mempersingkat Pekerjaan HR
Software HRIS juga memberikan kemudahan berupa mampu mempersingkat pekerjaan HR.
Misalnya selama ini Anda bisa menghabiskan waktu seharian untuk proses rekap absensi dan perhitungan gaji karyawan, dengan software HRIS Anda bisa mengelola pekerjaan HR hanya dalam hitungan jam.
****
Subscribe, follow instagram @aikerja, twitter @aikerja dan ikuti terus website lowongan kerja aikerja.com untuk mendapatkan informasi lowongan pekerjaan terbaru setiap hari!
Pingback: Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis Terbaru - aikerja.com