TOR (Term of Reference) : Tujuan, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Pengertian TOR
TOR atau Term of Reference merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh tim project management sebelum dilakukannya sebuah proyek. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan atau acuan dalam pelaksanaan proyek serta berisi penggambaran dan perjanjian dengan pihak yang terlibat di dalam proyek. TOR juga dapat dikenal dengan sebutan Kerangka Acuan Kerja (KAK).
TOR adalah penjelasan lengkap yang berbentuk berkas atau dokumen tentang landasan, tujuan, dan struktur proyek yang akan dilakukan. Selain itu, TOR juga berisi perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang dilakukan oleh pihak terkait dengan proyek tersebut. Dokumen ini disusun berdasarkan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much.
Dalam TOR, tim project management bertanggung jawab untuk membuat dan menyusun dokumen ini. Mereka harus memahami alasan dan tujuan proyek serta menuliskannya dengan jelas dan rinci dalam TOR. Sebuah proyek yang melibatkan banyak pihak dan memerlukan perhitungan secara rinci membutuhkan TOR sebagai pedoman dalam pelaksanaannya.
Terdapat beberapa elemen penting yang harus ada dalam TOR sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much. Elemen-elemen tersebut meliputi latar belakang, uraian kegiatan, maksud dan tujuan, metode dan tahapan, jadwal dan tempat, produk, tim evaluasi, logistik dan anggaran, serta pelaksana dan penanggung jawab.
Apa Saja Isi TOR?
1. Latar Belakang
Latar belakang merupakan bagian dari TOR yang menjelaskan mengapa proyek tersebut dilakukan. Bagian ini akan memberikan penjelasan secara detail dan rinci tentang ide, landasan, dan konsep pelaksanaan proyek. Selain itu, bagian ini juga mencakup dasar hukum dan kebijakan yang terkait dengan proyek tersebut.
Dalam latar belakang, perlu dituliskan alasan dan landasan mengapa perusahaan atau tim project management ingin melakukan proyek tersebut. Latar belakang yang jelas akan membantu para pihak yang terlibat dalam proyek untuk memahami konteks dan urgensi proyek tersebut.
2. Uraian Kegiatan
Bagian ini berisi penjelasan tentang jenis kegiatan proyek yang akan dilakukan. Uraian kegiatan harus disusun dengan jelas dan mencakup batasan-batasan kegiatan yang akan dilakukan. Bagian ini menjawab pertanyaan What mengenai kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek.
Uraian kegiatan dapat mencakup langkah-langkah konkret yang harus dilakukan, metode yang akan digunakan, dan batasan-batasan yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan. Penulisan uraian kegiatan harus sesuai dengan sifat dan tujuan proyek yang akan dilakukan.
3. Maksud dan Tujuan
Bagian maksud dan tujuan menjelaskan alasan dan tujuan dari dilakukannya proyek tersebut. Maksud merupakan ide atau alasan mengapa proyek tersebut perlu dilakukan, sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang diharapkan dari proyek tersebut.
Dalam bagian ini, perlu dituliskan secara jelas dan rinci apa saja yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang dapat diperoleh dari proyek tersebut harus dituliskan dengan jelas agar semua pihak dapat memahami dan bekerja menuju tujuan yang sama.
4. Metode dan Tahapan
Bagian metode dan tahapan menjelaskan bagaimana proyek tersebut akan dilakukan. Metode yang ingin digunakan dalam pelaksanaan proyek dan tahapan-tahapan yang harus dilalui dari awal hingga akhir proyek harus disusun dengan jelas dan rinci.
Dalam bagian ini, perlu dijelaskan metode apa saja yang akan digunakan, tahapan-tahapan apa saja yang harus dilalui, dan komponen penting apa saja yang dapat mendukung pencapaian proyek tersebut. Bagian ini juga mencakup materi-materi pendukung seperti dokumen, data, hasil wawancara, laporan hasil observasi, dan workshop yang perlu dilakukan dalam rangka merencanakan dan melaksanakan proyek.
5. Jadwal dan Tempat
Bagian jadwal dan tempat menentukan jadwal atau tempat yang telah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, memulai proyek di lapangan, dan pertemuan penting dengan klien. Bagian ini juga dapat mencakup time table yang menjelaskan kapan, berapa lama, dan di mana proyek tersebut akan dilaksanakan.
Dalam bagian ini, jadwal atau tempat harus dituliskan dengan jelas dan akurat agar semua pihak dapat mengatur waktu dan sumber daya dengan baik. Jadwal dan tempat yang telah disepakati akan menjadi acuan dalam melaksanakan proyek.
6. Produk
Bagian produk menjelaskan produk apa saja yang akan dihasilkan dari proyek tersebut. Jika ada produk yang dihasilkan, perlu dituliskan semua yang terkait dengan perencanaan produksi, workshop, prosesnya, dan siapa yang akan melakukan presentasi dari produk tersebut.
Dalam bagian ini, perlu dituliskan secara jelas dan detail mengenai produk yang akan dihasilkan, langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk tersebut, serta siapa yang bertanggung jawab dalam proses produksi dan presentasi produk.
7. Tim Evaluasi
Bagian tim evaluasi berisi tentang spesifikasi siapa saja yang bergabung menjadi tim dalam pengerjaan proyek tersebut. Data diri dari masing-masing anggota tim, kemampuan khusus yang mereka miliki, pengalaman dalam mengerjakan proyek sebelumnya, dan jumlah keseluruhan anggota tim yang akan bekerja perlu dituliskan dengan jelas.
Dalam bagian ini, perlu diperhatikan keahlian dan kompetensi setiap anggota tim agar dapat melaksanakan proyek dengan baik. Menyusun tim evaluasi yang tepat akan memastikan bahwa proyek dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
8. Logistik dan Anggaran
Bagian logistik dan anggaran berisi Rencana Anggaran Biaya (RAB) secara rinci yang akan diperlukan selama proyek berlangsung. RAB mencakup rincian mengenai gaji, penggantian biaya, akomodasi perjalanan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
Dalam bagian ini, perlu dituliskan secara jelas dan rinci berapa total anggaran yang diperlukan untuk menjalankan proyek ini dan bagaimana alokasi anggaran tersebut. RAB akan menjadi acuan bagi pihak manajemen dalam melakukan evaluasi keuangan dan membuat laporan keuangan proyek.
9. Pelaksana dan Penanggung Jawab
Bagian pelaksana dan penanggung jawab menjelaskan siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek tersebut. Setiap anggota tim harus dituliskan dengan jelas tugas dan tanggung jawabnya dalam pelaksanaan proyek.
Dalam bagian ini, perlu dituliskan secara rinci peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim serta siapa yang bertanggung jawab dalam memastikan proyek berjalan lancar dan sesuai dengan yang direncanakan.
Tujuan dan Manfaat TOR
Pembuatan TOR memiliki beberapa tujuan dan manfaat yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek. Adapun tujuan dan manfaat TOR antara lain:
1. Sebagai landasan dan dasar rencana proyek atau kegiatan. TOR akan membantu tim project management dalam merencanakan dan melaksanakan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Sebagai dasar perhitungan audit untuk pihak manajemen dan keuangan. TOR akan menjadi acuan dalam melakukan auditing terhadap pelaksanaan proyek dan penggunaan anggaran yang telah ditetapkan.
3. Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek. TOR dapat digunakan untuk menilai kualifikasi perusahaan atau tim yang ingin terlibat dalam proyek. Dengan adanya TOR, pihak yang terlibat dapat mengetahui persyaratan dan tugas yang harus dilakukan dalam proyek.
4. Sebagai media dan sarana untuk seorang pimpinan mengendalikan kinerja bawahannya. TOR dapat digunakan sebagai alat pengendalian kinerja dalam proyek. Pimpinan dapat melihat apakah proyek berjalan sesuai dengan kebijakan dan tujuan yang telah ditetapkan.
Cara Membuat TOR
Membuat TOR harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti agar dokumen tersebut dapat digunakan sebagai acuan yang akurat dalam pelaksanaan proyek. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam cara membuat TOR yang baik dan benar:
1. Membuat Judul Proyek atau Kegiatan
Pilihlah judul yang jelas dan sederhana untuk proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Judul proyek atau kegiatan harus mencerminkan isi dari TOR serta mudah dipahami oleh pihak yang membacanya.
2. Menuliskan Latar Belakang dengan Rapi
Dalam bagian latar belakang, jelaskan dengan jelas alasan mengapa proyek tersebut dilakukan. Latar belakang harus disusun dengan bahasa dan istilah yang mudah dimengerti oleh banyak pihak agar semua pihak yang terlibat dapat memahami alasan pelaksanaan proyek.
Latar belakang harus menjelaskan secara detail dan lengkap mengenai ide, landasan, dan konsep pelaksanaan proyek. Sertakan juga dasar hukum dan kebijakan yang terkait dengan proyek.
3. Sebutkan Semua Tujuan dengan Rinci
Setelah menjelaskan latar belakang, langkah selanjutnya adalah menuliskan semua tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut. Tujuan harus dituliskan dengan jelas dan rinci yang mencakup hasil akhir yang diharapkan dan manfaat yang dapat diperoleh dari proyek tersebut.
Tujuan proyek harus sesuai dengan kinerja yang diharapkan dari setiap tahap proyek hingga proyek selesai. Tujuan harus mendukung alasan mengapa proyek tersebut perlu dilakukan.
4. Tuliskan Semua Elemen yang Ada di Dalam Isi TOR
Pastikan tidak ada satu pun bagian penting yang terlewat dalam penulisan isi TOR. Setiap elemen TOR harus dituliskan dengan rapi dan jelas sesuai dengan format dan tujuannya masing-masing.
Tuliskan uraian kegiatan proyek dengan jelas dan lengkap serta tuliskan metode dan tahapan pelaksanaan proyek. Jangan lupa untuk menyertakan jadwal dan tempat pelaksanaan proyek, produk yang akan dihasilkan, tim evaluasi, logistik dan anggaran proyek, dan pelaksana serta penanggung jawab proyek.
5. Keberlanjutan Program
Pada bagian ini, Anda dapat menentukan apakah akan mencantumkan bagian keberlanjutan program dalam TOR atau tidak. Bagian ini bersifat opsional dan tidak berpengaruh pada jalannya proyek. Keberlanjutan program hanya sebagai bentuk kontinuitas dari proyek yang telah dilaksanakan saat ini.
Apabila memutuskan untuk mencantumkan bagian keberlanjutan program, tuliskan dengan jelas bagaimana program tersebut akan berlanjut setelah proyek selesai. Kemungkinan kebutuhan awal untuk melanjutkan program dapat diungkapkan dalam bagian ini.
6. Perhitungan Anggaran
Perhitungan anggaran harus dilakukan secara rinci dan lengkap agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari. Rencana anggaran harus mencakup semua biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
Lampirkan rincian mengenai gaji, penggantian biaya, akomodasi perjalanan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek. Buatlah rencana keuangan yang mencakup biaya yang dibutuhkan untuk memulai proyek, biaya negosiasi dengan klien dan pihak terkait, transportasi selama proyek berlangsung, dan pembayaran gaji anggota tim.
7. Tentukan Metode yang Ingin Digunakan
Tentukan metode yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek. Metode harus disesuaikan dengan sifat dan tujuan proyek yang akan dilakukan.
Jelaskan fase utama dari proses implementasi proyek, waktu atau durasi kegiatan dalam proyek, dan alat-alat pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam proyek. Metode yang dipilih harus dapat memastikan pencapaian tujuan proyek secara efektif.
8. Soroti Isu yang Akan Terjadi
Mengidentifikasi isu atau masalah yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek sangat penting untuk menghindari hambatan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. Soroti isu-isu yang mungkin muncul dan jelaskan cara menghadapinya dalam TOR.
Dalam bagian ini, perlu dijelaskan semua isu atau masalah yang mungkin terjadi dan langkah-langkah yang akan diambil untuk mengatasi isu atau masalah tersebut. Identifikasi isu akan membantu tim dalam mempersiapkan solusi yang tepat sehingga proyek dapat berjalan lancar.
9. Identifikasi Keahlian
Identifikasi keahlian adalah langkah penting dalam memastikan keberhasilan pelaksanaan proyek. Jelaskan jenis pekerjaan yang terlibat dalam proyek, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan, serta tugas dan tanggung jawab masing-masing pekerja dalam proyek.
Identifikasi keahlian akan membantu dalam pemilihan anggota tim yang tepat serta memastikan bahwa proyek dilaksanakan oleh orang-orang yang memiliki keahlian yang sesuai. Dalam era digital saat ini, penilaian kinerja dapat dilakukan dengan mudah dan terkomputerisasi melalui manajemen KPI.
10. Susun Pelaporan
Dalam proyek, pelaporan merupakan hal penting untuk mengetahui perkembangan proyek dan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Susunlah pelaporan yang mencakup perkembangan proyek dari awal hingga proyek selesai.
Dalam pelaporan, sertakan informasi yang relevan dan dapat membantu manajemen dalam memantau proyek. Pelaporan harus disajikan dengan jelas dan ringkas agar mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
11. Buat Rencana Kerja
Rencana kerja merupakan strategi yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek. Dalam rencana kerja, tentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam pengembangan proyek dan alokasi anggaran proyek.
Rencana kerja harus mencakup analisis masalah, kriteria evaluasi, metode implementasi, dan alokasi anggaran proyek. Rencana kerja akan menjadi pedoman dalam melaksanakan proyek dan memastikan proyek berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Contoh TOR
1. Contoh TOR Kegiatan
Berikut ini adalah contoh TOR untuk kegiatan mahasiswa, yaitu seminar nasional pendidikan karakter:
SEMINAR NASIONAL PENDIDIKAN KARAKTER
UNIVERSITAS XXX
Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan informasi membuka akses informasi bagi masyarakat. Arus informasi yang deras juga mengubah karakter masyarakat, tak terkecuali generasi muda.
Maka dari itu, untuk mengukuhkan kembali karakter berbasis Pancasila, Universitas XXX akan mengadakan Seminar Nasional dengan tema “Pendidikan Karakter Berwawasan Global”.
I. Tujuan Kegiatan
1. Memperkuat karakter pemuda, terutama kalangan akademisi.
2. Menyelesaikan masalah terkait pendidikan karakter berbasis IT.
Jadwal dan Tempat Pelaksanaan
Hari : Rabu
Tanggal : 6 Juli 2022
Jam : 07.00-selesai
Tempat : Aula Gedung Y Universitas XXX
1. Peserta
Jumlah peserta kegiatan ini adalah 150 orang yang terdiri dari mahasiswa jurusan ZZZ, Universitas XXX, pengamat masalah pendidikan karakter, praktisi pendidikan, dan tokoh masyarakat.
2. Penyelenggara
Penyelenggara kegiatan ini adalah Himpunan Mahasiswa Jurusan ZZZ, Universitas XXX.
3. Penutup
Demikian Term of Reference kegiatan Seminar Nasional Pendidikan Karakter ini. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi penyelenggara kegiatan.
2. Contoh TOR Pemateri
Berikut ini adalah contoh TOR untuk pemateri dalam sebuah workshop:
Term of Reference (TOR) Pembicara
Manual Brewing Workshop
Judul Sesi
Basic Manual Brewing Technique
Nama Pembicara
Aga
Waktu & Tempat
Hari/Tanggal : Rabu/6 Juli 2022
Jam : 10.00-12.00 WIB
Tempat : Hotel XXX
Tujuan Umum
Meningkatkan keterampilan peserta terkait teknik dasar manual brewing
Tujuan Khusus
1. Meningkatkan keterampilan peserta dalam pembuatan kopi dengan teknik Pour Over.
2. Menjelaskan prinsip dasar manual brewing.
3. Memberikan pengetahuan tentang jenis-jenis alat dan bahan yang digunakan dalam manual brewing.
4. Mengajarkan cara mengukur rasio air dan kopi yang tepat.
5. Memberikan tips dan trik dalam mencapai hasil brewing yang berkualitas tinggi.
Bentuk Umum
Paparan narasumber
Praktik pembuatan manual brewing
Durasi
Waktu yang tersedia untuk pemateri adalah 100 menit (10.10-11.50 WIB), termasuk sesi tanya jawab.
Sesi Tanya Jawab
Sesi tanya jawab berlangsung 30 menit.
Sesi tanya dilaksanakan di akhir sesi dan dibuka untuk tiga orang penanya.
Demikian contoh-contoh TOR untuk kegiatan dan pemateri. Dengan pembahasan di atas, diharapkan Anda dapat memahami dan menerapkan TOR dengan baik dalam proyek atau kegiatan yang Anda lakukan. Pastikan TOR yang Anda buat jelas, rinci, dan sesuai dengan kebutuhan proyek.
Selain membaca blog karir Aikerja, follow juga akun instagram aikerja untuk informasi terbaru seputar lowongan kerja, dan dunia kerja.