Contoh Surat Pengantar, Pengertian, Jenis dan Fungsi!
Surat pengantar adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang telah ada sejak lama. Meskipun teknologi komunikasi modern telah merajai dunia saat ini, surat pengantar masih memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan, terutama dalam hubungan antarinstansi dan bisnis. Dalam tulisan ini, kami akan membahas lebih rinci mengenai contoh surat pengantar, termasuk pengertiannya, fungsi, jenis-jenisnya, dan bagaimana cara membuatnya dengan benar.
Pengertian Surat Pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat yang dibuat secara resmi dan digunakan untuk mengantarkan informasi atau dokumen tertentu dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini biasanya mencakup penjelasan mengenai maksud, tujuan, atau isi dokumen yang dikirimkan. Surat pengantar sering digunakan dalam lingkungan bisnis, administrasi pemerintahan, dan berbagai kegiatan resmi lainnya.
Struktur Surat Pengantar
Struktur surat pengantar biasanya terdiri dari beberapa bagian utama:
- Kop Surat: Bagian atas surat berisi informasi tentang pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat juga mencakup tanggal penulisan surat.
- Kepala Surat: Bagian ini mencakup informasi penting seperti nomor surat, lampiran (jika ada), dan subjek surat. Subjek surat harus singkat dan jelas.
- Badan Surat: Ini adalah bagian utama surat yang berisi informasi tentang tujuan pengiriman, penjelasan mengenai dokumen atau barang yang dikirim, dan informasi lain yang relevan. Badan surat harus ditulis dengan rapi dan jelas.
- Penutup: Penutup surat biasanya berisi salam penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup bisa berupa “Hormat kami,” “Salam hormat,” atau varian lainnya yang sesuai dengan konteks.
- Lampiran: Jika ada lampiran seperti dokumen atau file yang dikirim bersama surat, hal ini biasanya disebutkan dalam kepala surat.
Fungsi Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki beberapa fungsi penting dalam berbagai situasi, antara lain:
1. Menjelaskan Tujuan dan Isi Dokumen
Fungsi utama surat pengantar adalah menjelaskan kepada penerima surat tentang tujuan pengiriman dokumen atau barang. Dalam surat ini, pengirim dapat merinci informasi tentang apa yang dikirimkan, mengapa itu dikirim, dan apa yang diharapkan dari penerima.
2. Memberikan Kesan Profesional
Surat pengantar yang dibuat dengan baik dapat memberikan kesan profesional kepada penerima. Ini mengindikasikan bahwa pengirim serius dalam berkomunikasi dan memperlakukan pengiriman dengan serius.
3. Memastikan Keamanan dan Keabsahan Dokumen
Dalam beberapa kasus, surat pengantar dapat digunakan untuk memastikan bahwa dokumen atau barang yang dikirimkan aman dan sah. Ini dapat membantu mencegah penggunaan dokumen palsu atau penyalahgunaan.
4. Melengkapi Persyaratan Administratif
Dalam administrasi pemerintahan atau bisnis, surat ini sering kali merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan permohonan atau mengirimkan dokumen. Surat ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua persyaratan administratif telah terpenuhi.
Jenis Surat Pengantar
Ada beberapa jenis surat pengantar yang umum digunakan dalam berbagai konteks. Beberapa di antaranya adalah:
1. Surat Pengantar Lamaran Kerja
Surat pengantar lamaran kerja digunakan oleh para pencari kerja untuk mengajukan lamaran kerja ke perusahaan atau organisasi tertentu. Surat ini mencakup informasi tentang diri pelamar, minat dalam posisi yang ditawarkan, dan alasan mengapa pelamar cocok untuk pekerjaan tersebut.
[Alamat Anda]
[Kota, Kode Pos Anda]
[Tanggal]
[Alamat Perusahaan]
[Nama HRD atau Penerima Lamaran]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Kode Pos Perusahaan]
Perihal: Lamaran Pekerjaan Sebagai Marketing Executive
Kepada Yth. [Nama Penerima Lamaran],
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: John Doe
Alamat: Jl. Contoh No. 123
Kota: Kota Contoh
Kode Pos: 12345
Nomor Telepon: (0123) 456789
Email: [email protected]
Dengan ini mengajukan lamaran pekerjaan untuk posisi Marketing Executive di [Nama Perusahaan Anda]. Saya tertarik untuk bergabung dengan tim Anda yang dinamis dan berdedikasi untuk mengembangkan karier saya dalam bidang pemasaran.
Berikut ini ringkasan singkat tentang latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja saya:
1. Pendidikan:
– Sarjana Manajemen Pemasaran dari Universitas Contoh, Kota Contoh (2018).
– SMA XYZ, Kota Contoh (2014).
2. Pengalaman Kerja:
– Marketing Assistant di ABC Corp, Kota Contoh (2019-2021).
– Praktek Kerja di XYZ Marketing Agency, Kota Contoh (2018).
Saya memiliki keterampilan yang kuat dalam perencanaan strategi pemasaran, analisis pasar, dan komunikasi persuasif. Saya juga sangat mahir dalam menggunakan berbagai perangkat lunak pemasaran seperti Google Analytics, Adobe Photoshop, dan Microsoft Office.
Saya percaya bahwa kerja keras, kreativitas, dan komitmen saya akan menjadi aset berharga bagi [Nama Perusahaan Anda] dalam mencapai tujuan pemasaran dan penjualan yang lebih tinggi. Saya senang untuk berkontribusi pada pencapaian kesuksesan perusahaan Anda.
Terlampir dalam surat ini adalah CV saya yang merinci pengalaman kerja, pendidikan, dan referensi. Saya sangat berharap mendapatkan kesempatan untuk bertemu dengan Anda dalam wawancara lebih lanjut guna membahas bagaimana saya dapat berkontribusi secara positif untuk [Nama Perusahaan Anda].
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap lamaran ini. Saya sangat menantikan tanggapan positif dari Anda. Anda dapat menghubungi saya melalui nomor telepon (0123) 456789 atau email [email protected].
Hormat saya,
[Spasi untuk Tanda Tangan]
John Doe
2. Surat Pengantar Bisnis
Surat pengantar bisnis digunakan dalam lingkungan bisnis untuk mengirimkan dokumen, proposal, atau kontrak kepada mitra bisnis. Surat ini dapat berisi informasi tentang tujuan kerjasama, syarat-syarat, dan harapan bersama.
[Alamat Anda]
[Kota, Kode Pos Anda]
[Tanggal]
[Alamat Perusahaan Penerima]
[Nama Penerima Surat]
[Alamat Perusahaan Penerima]
[Kota, Kode Pos Perusahaan Penerima]
Perihal: Penawaran Kerjasama Bisnis
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat],
Kami dari PT. Contoh Sukses Makmur, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan produk-produk elektronik dan teknologi, ingin mengajukan tawaran kerjasama bisnis yang potensial.
Berikut beberapa informasi mengenai perusahaan kami:
1. Nama Perusahaan: PT. Contoh Sukses Makmur
2. Alamat Perusahaan: Jl. Raya Contoh No. 123, Kota Contoh
3. Telepon: (0123) 456789
4. Email: [email protected]
5. Website: www.contohsuksesmakmur.com
Kami memiliki pengalaman yang kuat dalam industri ini dan telah menjalin kerjasama yang sukses dengan sejumlah produsen ternama. Produk-produk yang kami distribusikan termasuk tetapi tidak terbatas pada perangkat elektronik, aksesori komputer, dan produk-produk terkait teknologi.
Kami tertarik untuk menjajaki kemungkinan kerjasama dengan [Nama Perusahaan Penerima] dalam kapasitas sebagai mitra distributor atau pemasaran bersama. Kami yakin bahwa produk-produk kami dapat menjadi nilai tambah bagi portofolio produk Anda, dan kami siap bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Terlampir dalam surat ini, Anda akan menemukan brosur yang merinci produk-produk unggulan kami beserta daftar harga terkini. Kami juga ingin mengundang Anda untuk mengunjungi kantor kami di alamat yang tertera di atas untuk diskusi lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat berkolaborasi.
Kami sangat menghargai waktu dan perhatian Anda dalam meninjau tawaran kerjasama ini. Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut atau ingin mengatur pertemuan, silakan hubungi kami melalui telepon di (0123) 456789 atau email [email protected].
Kami berharap dapat membangun hubungan kerjasama yang saling menguntungkan dan berhasil bersama. Terima kasih atas pertimbangan Anda.
Hormat kami,
[Spasi untuk Tanda Tangan]
[Your Name]
[Posisi Anda]
PT. Contoh Sukses Makmur
3. Surat Pengantar Barang
Surat pengantar barang digunakan untuk mengantarkan barang fisik dari satu tempat ke tempat lain. Surat ini mencakup detail tentang barang yang dikirimkan, jumlahnya, dan informasi pengiriman seperti alamat tujuan dan tanggal pengiriman.
[Alamat Pengirim]
[Kota, Kode Pos Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Nama Penerima Surat]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos Penerima]
Perihal: Surat Pengantar Barang
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat],
Salam sejahtera,
Kami dari PT. Express Logistik, sebuah perusahaan logistik yang berpengalaman dalam pengiriman barang, dengan senang hati mengirimkan surat ini untuk memberitahu Anda bahwa kami telah mengirimkan paket dengan nomor pelacakan [Nomor Pelacakan Paket].
Berikut adalah rincian pengiriman:
– Nomor Pelacakan Paket: [Nomor Pelacakan Paket]
– Tanggal Pengiriman: [Tanggal Pengiriman]
– Deskripsi Barang: [Deskripsi Barang]
– Jumlah Barang: [Jumlah Barang]
– Berat Barang: [Berat Barang]
– Tujuan Pengiriman: [Alamat Tujuan]
Kami ingin memastikan bahwa pengiriman ini tiba dengan selamat dan sesuai dengan harapan Anda. Kami telah melakukan pemeriksaan dan pengemasan yang cermat untuk memastikan barang tetap dalam kondisi prima selama perjalanan.
Harap diperhatikan bahwa paket ini akan tiba dalam beberapa hari ke alamat tujuan yang telah Anda berikan. Jika ada pertanyaan atau kekhawatiran terkait pengiriman ini, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon Pengirim] atau melalui email di [Email Pengirim].
Terima kasih atas kepercayaan Anda pada layanan kami. Kami berharap pengiriman ini memenuhi ekspektasi Anda dan kami siap membantu dengan kebutuhan pengiriman Anda yang lain di masa mendatang.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kerjasama Anda.
Hormat kami,
[Spasi untuk Tanda Tangan]
[Your Name]
[Posisi Anda]
PT. Express Logistik
4. Surat Pengantar Penelitian atau Laporan
Dalam dunia akademik atau penelitian, surat pengantar sering digunakan untuk mengirimkan laporan penelitian, makalah, atau tesis. Surat ini memberikan informasi tentang isi laporan dan tujuan pengiriman.
[Alamat Pengirim]
[Kota, Kode Pos Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Nama Penerima Surat]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos Penerima]
Perihal: Surat Pengantar Barang
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat],
Salam sejahtera,
Kami dari PT. Express Logistik, sebuah perusahaan logistik yang berpengalaman dalam pengiriman barang, dengan senang hati mengirimkan surat ini untuk memberitahu Anda bahwa kami telah mengirimkan paket dengan nomor pelacakan [Nomor Pelacakan Paket].
Berikut adalah rincian pengiriman:
– Nomor Pelacakan Paket: [Nomor Pelacakan Paket]
– Tanggal Pengiriman: [Tanggal Pengiriman]
– Deskripsi Barang: [Deskripsi Barang]
– Jumlah Barang: [Jumlah Barang]
– Berat Barang: [Berat Barang]
– Tujuan Pengiriman: [Alamat Tujuan]
Kami ingin memastikan bahwa pengiriman ini tiba dengan selamat dan sesuai dengan harapan Anda. Kami telah melakukan pemeriksaan dan pengemasan yang cermat untuk memastikan barang tetap dalam kondisi prima selama perjalanan.
Harap diperhatikan bahwa paket ini akan tiba dalam beberapa hari ke alamat tujuan yang telah Anda berikan. Jika ada pertanyaan atau kekhawatiran terkait pengiriman ini, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon Pengirim] atau melalui email di [Email Pengirim].
Terima kasih atas kepercayaan Anda pada layanan kami. Kami berharap pengiriman ini memenuhi ekspektasi Anda dan kami siap membantu dengan kebutuhan pengiriman Anda yang lain di masa mendatang.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kerjasama Anda.
Hormat kami,
[Spasi untuk Tanda Tangan]
[Your Name]
[Posisi Anda]
PT. Express Logistik
Cara Membuat Surat Pengantar
Membuat surat pengantar yang efektif memerlukan perencanaan dan perhatian terhadap detail. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat surat pengantar:
1. Tentukan Tujuan dan Isi Surat
Sebelum mulai menulis surat, tentukan dengan jelas tujuan surat pengantar Anda. Apakah Anda ingin mengajukan lamaran kerja, mengirimkan dokumen bisnis, atau mengantar barang? Kemudian, rinci isi surat sesuai dengan tujuan tersebut.
2. Cantumkan Data Pengirim dan Penerima
Pastikan untuk mencantumkan informasi lengkap tentang diri Anda sebagai pengirim dan penerima surat, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email jika diperlukan.
3. Buat Kepala Surat
Kepala surat biasanya mencakup informasi tentang tanggal pembuatan surat, nomor surat (jika ada), serta alamat pengirim dan penerima. Hal ini membantu dalam pelacakan dan pengarsipan surat.
4. Tulis Isi Surat dengan Jelas
Isi surat pengantar harus ditulis dengan jelas dan ringkas. Jelaskan dengan detail tujuan pengiriman, apa yang dikirimkan, dan apa yang diharapkan dari penerima. Gunakan bahasa yang profesional dan sopan.
5. Gunakan Bahasa Formal
Surat pengantar harus ditulis dalam bahasa formal. Hindari penggunaan bahasa yang tidak pantas atau informal. Periksa tata bahasa dan ejaan untuk memastikan kesalahan tidak terjadi.
6. Tambahkan Penutup yang Profesional
Penutup surat sebaiknya mencakup ucapan terima kasih kepada penerima atas perhatian dan kerjasamanya. Tandai surat dengan nama Anda, jabatan (jika ada), dan tanda tangan fisik jika surat dicetak.
7. Periksa dan Koreksi
Sebelum mengirim surat, pastikan untuk memeriksanya secara seksama. Periksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan ketepatan informasi. Koreksi jika diperlukan.
8. Kirim Surat dengan Benar
Kirim surat pengantar sesuai dengan instruksi yang telah ditetapkan. Pastikan pengiriman barang atau dokumen sesuai dengan yang tercantum dalam surat.
Contoh Template Surat Pengantar
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pengantar yang sering digunakan.
Contoh Tempate Surat Pengantar Untuk Permohonan SKCK
Di bawah ini adalah contoh surat pengantar untuk permohonan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK):
SURAT PENGANTAR
Nomor: [Nomor Surat Pengantar] Tanggal: [Tanggal Surat Pengantar]
Kepada Yth. Kepala Kepolisian Sektor [Nama Kepolisian Sektor] Di [Alamat Kepolisian Sektor] Kota/Kabupaten [Nama Kota/Kabupaten]
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda] Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat Lahir Anda], [Tanggal Lahir Anda] Jenis Kelamin: [Jenis Kelamin Anda] Alamat: [Alamat Anda]
Dengan ini saya mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) untuk keperluan [jelaskan keperluan SKCK Anda, misalnya: melamar pekerjaan, mengurus visa, dsb].
Sebagai penduduk Desa [Nama Desa], Kecamatan [Nama Kecamatan], Kabupaten [Nama Kabupaten], saya telah melaksanakan kewajiban melapor diri kepada pihak berwenang setempat, dan melaksanakan segala ketentuan serta kewajiban sebagai warga negara yang baik.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya mengharapkan bantuan dan kerjasama dari pihak Kepolisian Sektor [Nama Kepolisian Sektor] untuk dapat mengeluarkan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Sebagai bahan pertimbangan, saya melampirkan fotokopi dokumen-dokumen pendukung sebagai berikut:
- Kartu Tanda Penduduk (KTP): [Nomor KTP Anda]
- Fotokopi KK (Kartu Keluarga): [Nomor KK Anda]
- Pas foto terbaru: [Ukuran pas foto, misalnya 3×4 atau 4×6]
Demikianlah permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama dari pihak Kepolisian Sektor [Nama Kepolisian Sektor], saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda] [Tanda tangan di atas nama Kepala Desa jika diperlukan]
Pastikan Anda mengganti [informasi yang relevan] dengan data pribadi Anda dan data yang sesuai dengan keperluan Anda dalam permohonan SKCK. Selain itu, pastikan untuk menghubungi kantor polisi setempat atau cek situs web resmi mereka untuk mengetahui prosedur dan persyaratan yang berlaku.
Contoh Template Surat Pengantar UntukPermohonan KTP
Berikut adalah contoh surat pengantar yang digunakan untuk mengurus pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP):
SURAT PENGANTAR
Nomor: [Nomor Surat Pengantar] Tanggal: [Tanggal Surat Pengantar]
Kepada Yth. Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota/Kabupaten [Nama Kota/Kabupaten] Alamat: [Alamat Dinas Kependudukan]
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Anda] Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat Lahir Anda], [Tanggal Lahir Anda] Alamat: [Alamat Anda]
Dengan ini saya mengajukan permohonan pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) sebagai tanda pengenalan diri dan sebagai bukti identitas resmi. Saya telah mencapai usia yang memenuhi syarat untuk memiliki KTP.
Sebagai penduduk Kota/Kabupaten [Nama Kota/Kabupaten], saya memenuhi persyaratan administrasi dan memahami pentingnya memiliki KTP sebagai bukti identitas yang sah.
Sebagai bahan pertimbangan, saya melampirkan fotokopi dokumen-dokumen pendukung sebagai berikut:
- Kartu Keluarga (KK): [Nomor KK Anda]
- Akta Kelahiran: [Nomor Akta Kelahiran Anda]
- Pas foto terbaru: [Ukuran pas foto, misalnya 3×4 atau 4×6]
- Bukti alamat, seperti rekening listrik atau air: [Nama perusahaan penyedia dan nomor rekening]
Saya bersedia untuk mengikuti prosedur dan aturan yang berlaku dalam pengurusan KTP ini dan siap memberikan informasi tambahan atau dokumen lain jika diperlukan.
Demikianlah permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama dari pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota/Kabupaten [Nama Kota/Kabupaten], saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
Pastikan Anda mengganti [informasi yang relevan] dengan data pribadi Anda dan data yang sesuai dengan keperluan Anda dalam permohonan KTP. Selain itu, pastikan untuk menghubungi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil setempat atau cek situs web resmi mereka untuk mengetahui prosedur dan persyaratan yang berlaku.
Contoh Template Surat Pengantar dari Perusahaan
Berikut adalah contoh surat pengantar yang berasal dari sebuah perusahaan:
[Logo Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telp Perusahaan] [Email Perusahaan]
SURAT PENGANTAR
Nomor: [Nomor Surat Pengantar] Tanggal: [Tanggal Surat Pengantar]
Kepada Yth. Kepala Dinas Ketenagakerjaan [Kota/Kabupaten] Alamat: [Alamat Dinas Ketenagakerjaan]
Dengan hormat,
Kami, PT [Nama Perusahaan], yang beralamat di [Alamat Perusahaan], dengan ini menyampaikan surat pengantar untuk keperluan berikut:
Nama Karyawan: [Nama Lengkap Karyawan] Nomor KTP: [Nomor KTP Karyawan] Jabatan: [Jabatan Karyawan] Lama Bekerja: [Lama Karyawan Bekerja di Perusahaan]
Karyawan kami, yang disebutkan di atas, memerlukan Surat Keterangan Kerja (SK Kerja) dalam rangka [jelaskan tujuan penggunaan SK Kerja, misalnya pengajuan pinjaman, urusan keluarga, dll.].
Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas karyawan kami, kami memberikan rekomendasi dan informasi terkait karyawan kami tersebut. Kami meyakini bahwa karyawan kami adalah individu yang baik, berdedikasi, dan memiliki rekam jejak kerja yang baik di perusahaan kami.
Sebagai lampiran, kami sertakan salinan dokumen-dokumen pendukung, termasuk fotokopi KTP karyawan, fotokopi Kartu Keluarga (KK), dan fotokopi surat kontrak kerja karyawan bersangkutan.
Kami sangat menghargai kerjasama dari pihak Dinas Ketenagakerjaan dalam membantu proses kelancaran pengurusan SK Kerja ini.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya dan kami siap memberikan informasi tambahan jika diperlukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Tanda Tangan Pimpinan Perusahaan] [Nama Pimpinan Perusahaan] [Jabatan Pimpinan Perusahaan]
Pastikan untuk mengganti [informasi yang relevan] dengan data karyawan dan perusahaan Anda serta mengadaptasi surat pengantar sesuai dengan keperluan yang spesifik. Selalu periksa persyaratan dari instansi yang menerima surat pengantar untuk memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan telah disertakan.
Kesimpulan
Surat pengantar tetap memiliki peran penting dalam dunia modern, terutama dalam konteks bisnis, administrasi, dan komunikasi resmi.
Memahami pengertian, fungsi, jenis-jenis, dan cara membuat surat pengantar dengan benar adalah keterampilan yang berharga dalam berbagai aspek kehidupan.
Dengan mengikuti pedoman yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat membuat surat pengantar yang efektif dan profesional sesuai dengan keperluan Anda.
Selain membaca blog karir Aikerja, follow juga akun instagram aikerja untuk informasi terbaru seputar lowongan kerja, dan dunia kerja.