10 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dan Cara Pembuatannya!
Surat izin tidak masuk kerja adalah merupakan surat resmi yang diajukan oleh seorang karyawan kepada pihak perusahaan untuk memberitahukan bahwa dirinya tidak dapat hadir dan bekerja pada suatu periode waktu tertentu karena memiliki kepentingan mendesak atau alasan tertentu yang tidak dapat ditinggalkan. Surat ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada perusahaan mengenai ketidakhadiran karyawan dan juga sebagai bentuk profesionalisme dalam bekerja.
Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan diharapkan mengikuti aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Hal ini sejalan dengan ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang menyatakan bahwa perusahaan wajib memiliki aturan tertentu yang harus dipatuhi oleh para karyawan. Salah satu hal yang diatur dalam peraturan perusahaan adalah mengenai perizinan, termasuk surat izin tidak masuk kerja.
Setiap perusahaan umumnya memiliki kebijakan dan format tersendiri mengenai surat izin tidak masuk kerja. Jika tidak ada format khusus yang disediakan oleh perusahaan, karyawan dapat membuat surat izin sendiri dengan menggunakan bahasa formal dan sederhana agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik.
Dalam menulis surat izin tidak masuk kerja, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tersebut terlihat formal dan profesional. Pertama, ikuti format surat formal yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Format surat formal biasanya terdiri atas bagian kepala surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. Dengan mengikuti format yang telah ditentukan, surat izin akan terlihat lebih terstruktur dan rapi.
Selain itu, penggunaan bahasa resmi atau baku juga sangat penting dalam penulisan surat izin tidak masuk kerja. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau informal, karena surat ini akan digunakan untuk keperluan pekerjaan dan juga sebagai wujud penghormatan terhadap departemen HRD atau pimpinan perusahaan.
Tanggal izin tidak masuk kerja juga merupakan informasi penting yang harus mencakup dalam surat izin. Pastikan untuk mencantumkan tanggal dan hari izin dengan benar dan tepat agar tidak terjadi kekeliruan dalam penguraian tanggal yang dimaksud.
Selain itu, dalam surat izin tidak masuk kerja, karyawan juga harus mencantumkan identitas atau data pribadi yang lengkap dan akurat. Informasi yang harus disertakan antara lain nama lengkap, jabatan atau departemen, dan nomor identifikasi staf. Tujuannya adalah agar HRD atau pihak yang berwenang dapat mendokumentasikan izin tersebut dengan jelas.
Selanjutnya, dalam surat izin tidak masuk kerja, karyawan juga harus menjelaskan dengan jelas alasan dan tujuan izin tersebut. Alasan dan tujuan izin akan menjadi faktor penentu apakah permohonan surat izin dapat diterima atau tidak. Oleh karena itu, penting untuk menulis alasan dan tujuan izin dengan baik dan benar.
Jika karyawan memiliki waktu tertentu untuk mengambil cuti, pastikan untuk mencantumkan durasi izin kerja dalam surat izin. Dengan mencantumkan durasi izin, perusahaan dapat mengetahui kegiatan yang akan dilakukan oleh karyawan saat tidak bekerja. Namun, tidak perlu terlalu detail dalam menjelaskan mengapa karyawan tidak dapat masuk kerja.
Selain itu, dalam beberapa kasus, karyawan juga dapat mempertimbangkan memberikan alternatif jika tidak dapat masuk kerja. Misalnya, meskipun tidak dapat berada di kantor, karyawan masih dapat bekerja dari jarak jauh dan tetap dapat dihubungi melalui email atau telepon. Karyawan juga dapat menjelaskan siapa yang dapat menggantikan posisinya selama tidak hadir di tempat kerja.
Setelah menulis surat izin tidak masuk kerja, pastikan untuk memeriksa kembali kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Periksa ulang tata bahasa, pilihan kata, dan struktur kalimat yang digunakan agar surat terlihat lebih profesional. Jika perlu, minta bantuan orang lain untuk membantu memeriksa surat agar tidak ada kesalahan yang terlewatkan.
Setelah semua sudah selesai, surat izin tidak masuk kerja dapat dikirimkan kepada pihak yang berwenang, seperti HRD atau atasan langsung. Jika ingin mengirimkannya dalam bentuk hard copy, surat dapat dicetak terlebih dahulu dan ditandatangani. Namun, jika ingin mengirimkannya dalam bentuk digital, surat dapat dikonversi menjadi file PDF dan ditandatangani secara digital.
Setelah mempelajari cara menulis surat izin tidak masuk kerja yang baik, sekarang dapat dilihat beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja berdasarkan alasan yang umum. Misalnya, surat izin tidak masuk kerja karena urusan keluarga, sakit, melahirkan, mengikuti kegiatan, dan menikah. Contoh-contoh surat izin tersebut dapat digunakan sebagai referensi saat membutuhkan surat izin tidak masuk kerja.
Contoh surat izin tidak masuk kerja karena urusan keluarga adalah salah satu contoh yang paling umum digunakan oleh setiap orang. Urusan keluarga mencakup berbagai hal, seperti pernikahan, pemakaman, berangkat haji, dan lain-lain. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena urusan keluarga:
Contoh 1:
Jakarta, 22 November 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Admin
PT Sedih Sejahtera
Jalan Kancil no 100, Jakarta.
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Lengkap: Ziaggi Fadhil Zahran
Alamat: Jalan Slonong no, 75, Jakarta
Jabatan: Staff Administrasi
Dengan ini saya memberi informasi bahwa pada hari Selasa, 21 November 2022 saya tidak bisa masuk untuk bekerja seperti biasanya dikarenakan ada kepentingan keluarga yang sangat tidak bisa ditinggalkan. Sehubungan dengan hal tersebut, saya bermaksud untuk memohon izin tidak masuk kerja pada tanggal tersebut.
Demikian surat izin saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ziaggi Fadhil Zahran
Contoh 2:
Banyuwangi, 22 Januari 2022
Kepada Yth,
HRD PT
Bapak Taufik Hidayat
Saya Dea Kumala Sari dari divisi SEO Department bermaksud untuk meminta izin kepada perusahaan pada tanggal 25-26 Januari 2022 tidak bisa masuk kerja karena sedang menghadiri acara nikahan keluarga.
Demikian, surat izin ini saya buat dengan cara sebenar-benarnya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Jakarta, 22 Januari 2022
Hormat saya,
Dea Kumala Sari
Selanjutnya, contoh surat izin tidak masuk kerja karena sakit juga sering digunakan oleh karyawan untuk memberitahukan bahwa dirinya tidak bisa masuk kerja karena sedang sakit. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena sakit:
Contoh 3:
Kepada Yth,
HRD CV Jaya Jaya Selalu
Bapak Satrio Anggoro
Saya Nadia dari divisi Seo Copywriter bermaksud untuk meminta izin kepada perusahaan bahwa pada Jumat, 15 Januari saya berhalangan datang ke kantor karena saya sedang sakit tipes.
Demikian dengan surat ini, saya juga menyertakan surat keterangan sakit dan anjuran beristirahat dari pihak dokter.
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Bandung, 15 Januari 2022
Hormat saya,
Nadia
Contoh 4:
Kepada Yth,
HRD CV Bangga Selalu
Bapak Nur Samsu
Saya Ziaggi dari divisi Copywriter bermaksud untuk meminta izin kepada perusahaan bahwa pada Kamis, 27 September 2022, saya berhalangan datang ke kantor karena saya sedang sakit demam.
Bersama dengan surat ini, saya juga menyertakan surat keterangan sakit dan anjuran beristirahat dari pihak rumah sakit.
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih sebesar-besarnya.
Bandung, 25 September 2022
Hormat saya,
Ziaggi
Selanjutnya, contoh surat izin tidak masuk kerja karena melahirkan juga sering digunakan oleh karyawan perempuan yang akan melahirkan dan membutuhkan waktu cuti yang cukup. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena melahirkan:
Contoh 5:
Bandung, 21 Agustus 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian HRD
PT Ajak Ijik Sejahtera
Jalan Majah no 100, Bandung.
Dengan Hormat,
Bersamaan dengan surat ini saya bermaksud untuk mengajukan cuti melahirkan. Waktu pelaksanaan cuti akan dilakukan selama tiga bulan (3 Bulan), terhitung mulai tanggal 1 Oktober 2022.
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu saya mengucapkan banyak terima kasih.
Hormat Saya,
Dina Kurniasih – Staff Logistik
Terakhir, contoh surat izin tidak masuk kerja karena mengikuti kegiatan juga dapat digunakan oleh karyawan yang memiliki kegiatan lain di luar kantor yang membutuhkan waktu cuti. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena mengikuti kegiatan:
Contoh 6:
Surakarta, 25 Agustus 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Staff
PT Saung Sejahtera
Jalan Ampera no 75, Surakarta.
Dengan hormat, saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama Lengkap: Pandu Akram
Alamat: Jalan Pondok Pinang no, 50, Surakarta
Jabatan: Staff Keuangan
Dengan surat ini saya memohon izin untuk tidak masuk kerja pada tanggal 26 Agustus 2022 dikarenakan ada kegiatan “Festival Bulan Bahasa” di kampus tempat saya menuntut ilmu yang harus saya ikuti.
Demikian surat izin ini saya buat. Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Pandu Akram
Selanjutnya, contoh surat izin tidak masuk kerja karena menikah juga sering digunakan oleh karyawan yang akan melangsungkan pernikahan dan membutuhkan waktu cuti. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena menikah:
Contoh 7:
Jakarta, 25 Juni 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Personalia
PT Bahagia Sejahtera
Jalan Kancil No.7, Jakarta.
Dengan Hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama Lengkap: Ziaggi Fadhil Zahran
Alamat: Jalan Rukun no, 23, Surabaya
Jabatan: Staff Administrasi
Bersama surat ini saya mengajukan izin cuti karena saya akan melangsungkan pernikahan pada tanggal 26-30 Juni 2022. Salinan surat pendaftaran pernikahan dari KUA sudah saya lampirkan.
Demikian surat cuti ini saya ajukan. Atas perhatiannya, saya ucapkan banyak terima kasih.
Hormat Saya,
Ziaggi Fadhil Zahran
Terakhir, contoh surat izin tidak masuk kerja karena anak sakit juga sering digunakan oleh karyawan yang memiliki anak kecil yang sedang sakit. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena anak sakit:
Contoh 8:
Cirebon, 7 Juli 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Yang terhormat,
Kepala Bagian Perusahaan
PT Joss Sejahtera
Jalan Ampera Raya No. 75, Cirebon
Dengan hormat,
Dengan ini, saya mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja untuk hari ini Rabu, 8 Juli 2022 dikarenakan anak saya sakit. Permohonan izin ini saya ajukan karena anak saya dirawat di rumah sakit dan tidak ada yang menemani. Apabila diperlukan, saya akan melampirkan surat keterangan dokter atau surat keterangan dari rumah sakit mengenai kondisi kesehatan anak saya.
Demikian permohonan izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Fikri Ramadhan
Selanjutnya, masih ada beberapa perusahaan atau instansi yang mewajibkan karyawan untuk menulis surat izin tidak masuk kerja dengan tulisan tangan bukan mengetik di komputer. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja dengan tulisan tangan:
Contoh 9:
Contoh surat izin dengan tulisan tangan
Terakhir, sebagai seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), mengajukan izin tidak masuk kerja sangatlah sulit. Seorang PNS harus mengikuti aturan dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dan lembaga negara terkait ketidakhadirannya. Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja untuk seorang PNS:
Contoh 10:
Jakarta, 22 Januari 2022
Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Lampiran: 1 Lembar
Yang terhormat,
Kepala Dinas Kebudayaan Jakarta
di Tempat
Dengan Hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama Lengkap: Ilham Jaya Kusuma
Alamat: Jalan Riau no, 23, Jakarta
Jabatan: Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Bersamaan dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa pada tanggal Rabu, 23 Januari 2022, saya tidak bisa masuk bekerja seperti biasanya dikarenakan sedang sakit dan diharuskan beristirahat oleh dokter selama 2 hari. Sehubungan dengan hal tersebut, saya bermaksud untuk memohon izin untuk tidak masuk kerja selama 2 hari terhitung sejak hari ini. Saya juga melampirkan surat keterangan sakit dari dokter.
Atas perhatian yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ilham Jaya Kusuma
Dalam penutup, demikianlah beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang dapat dijadikan referensi saat membutuhkan surat izin. Penting untuk selalu mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku di perusahaan atau instansi terkait ketika mengajukan surat izin tidak masuk kerja. Semoga contoh-contoh surat izin di atas dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai cara menulis surat izin tidak masuk kerja yang baik dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Selain membaca blog karir Aikerja, follow juga akun instagram aikerja untuk informasi terbaru seputar lowongan kerja, dan dunia kerja.