Cara Membuat Email Bisnis secara Mudah dan Gratis serta Manfaatnya
Cara Membuat Email Bisnis yang Efektif untuk Pengembangan Bisnis Anda
Pengertian Email Bisnis
Email sudah menjadi salah satu hal yang wajib dimiliki semua orang, karena segala aktivitas masyarakat sudah berbasis pada internet. Terutama dalam hal komunikasi, dan email menjadi sebuah platform untuk berkomunikasi jarak jauh.
Bicara tentang email, mungkin kebanyakan orang hanya beranggapan hanya untuk kebutuhan pribadi saja. Padahal, nyatanya ketika ingin mengembangkan suatu bisnis juga memerlukan email, apalagi bagi para pelaku usaha.
Email bisnis merupakan alamat email yang diakhiri dengan nama domain perusahaan, bisnis, atau organisasi setelah simbol ‘@’. Secara umum, fungsi alamat email bisnis ialah untuk komunikasi internal perusahaan, alat integrasi untuk menunjang kinerja karyawan, dan bentuk branding perusahaan.
Dengan keberadaan email bisnis, proses berkirim pesan, surat, atau dokumen dengan pelanggan atau klien dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, email bisnis bisa turut meningkatkan keberadaan bisnis Anda, rekognisi dari pelanggan, dan memperkenalkan bisnis Anda secara lebih luas.
Email bisnis biasanya menggunakan nama domain perusahaan atau Anda dalam alamat email. Misalnya, “[email protected].”
Fungsi Email Bisnis
Nah, Anda supaya pembahasan kita seputar email bisnis semakin lengkap, maka kamu juga perlu tahu fungsi email bisnis. Adapun fungsi lain email bisnis adalah sebagai berikut.
1. Membuat personalisasi komunikasi antar divisi menjadi lebih mudah
Perusahaan yang Anda bangun atau tempat Anda bekerja secara umum pasti memiliki beberapa divisi yang berbeda, tergantung tanggung jawab dan pekerjaan yang mereka lakukan. Mulai dari HRD, divisi Sumber Daya Manusia, divisi manajemen, divisi keuangan, divisi pemasaran, dan sebagainya.
Dengan adanya email bisnis, maka komunikasi antar divisi tersebut dapat dipersonalisasikan dengan lebih mudah dan efisien. Hasilnya, setiap divisi dapat mengakses email sesuai dengan divisi masing-masing secara cepat.
2. Tempat penyimpanan yang aman dan mudah dicari
Salah satu hal yang sangat penting untuk dalam kegiatan membangun dan operasional bisnis adalah perihal data atau dokumen usaha. Fungsi utama dari email bisnis, yaitu sebagai tempat perusahaan untuk melakukan pertukaran pesan, surat, atau dokumen dengan para klien ataupun pelanggannya.
Surat-surat dan dokumen dari rekan usaha atau pelanggan bisa disimpan dan diarsipkan secara rapi di dalam email bisnis. Tak perlu khawatir akan kapasitas penyimpanan, karena ruang penyimpanan data di email umumnya cukup besar sehingga dapat menyimpan data perusahaan dalam jumlah yang banyak.
Menyimpan dokumen di email bisnis juga dikatakan aman, karena tidak mudah hilang dan tersimpan rapi. Namun, perusahaan perlu mengingat untuk tidak menghapus data-data penting yang masuk ke dalam email itu sendiri.
Jika membutuhkan arsip surat, Anda juga bisa dengan mudah untuk mencarinya, karena terdapat fitur pencari atau search bar di dalam kotak masuk email. Anda cukup mengetik nama pengirim surat atau kata kunci terkait surat yang ingin dicari, maka surat tersebut dapat langsung ditemukan dengan mudah.
3. Memberikan layanan tambahan yang menunjang bisnis
Tak hanya itu saja, email bisnis juga bisa memberikan layanan tambahan untuk menunjang berjalannya proses operasional perusahaan. Email yang digunakan perusahaan tentunya berbeda dengan email biasa yang digunakan untuk kebutuhan pribadi.
Maka dari itu, pasti ada fitur-fitur yang lebih unggul dan dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan. Contoh fitur tersebut, yaitu layanan email grouping, shared contact, task, calendar, dan sebagainya. Dengan adanya berbagai fitur tersebut, kegiatan perusahaan dapat sangat terbantu dengan adanya email bisnis.
Manfaat Mempunyai Email Bisnis dengan Domain Sendiri
Email bisnis sebaiknya dibuat dengan menggunakan nama domain sendiri. Sebab, email bisnis dengan nama domain sendiri bisa memberikan berbagai manfaat seperti yang dijelaskan di bawah ini.
1. Memperkenalkan Bisnis atau Perusahaan
Dengan adanya email bisnis, Anda dapat memperkenalkan bisnis atau perusahaan yang Anda miliki. Dengan melihat alamat email saja, penerima bisa langsung mengenali bisnis Anda.
Tak hanya itu, email bisnis juga dapat menjadi media untuk mengirimkan company profile kepada calon mitra, calon investor, rekan kerja, atau bahkan pelanggan dengan mudah dan lebih leluasa. Selain memperkenalkan bisnis Anda, email bisnis juga akan menjadi sarana untuk mempromosikan produk atau jasa yang Anda tawarkan.
2. Menunjukkan kesan profesional
Keberadaan email bisnis sangat penting bagi perusahaan, karena akan memberikan kesan yang profesional kepada penerima email. Bisnis yang Anda miliki tentunya akan mendapatkan nilai dan kesan yang lebih baik dari klien, pelanggan, atau mitra kerja bila mempunyai sebuah email yang profesional.
Memiliki email bisnis dengan domain sendiri juga akan memberikan reputasi khusus di mata sesama pebisnis dan konsumen. Secara lebih lanjut, ini akan memberikan kepercayaan pada pengirim dan penerima email.
3. Mempermudah untuk menyebarkan informasi
Manfaat selanjutnya yang akan diperoleh perusahaan dengan adanya email bisnis adalah memudahkan dalam proses menyebarkan informasi yang terkait dengan bisnis Anda. Berkomunikasi dengan menggunakan email bisnis akan lebih efisien dan mempermudah penyebaran informasi kepada investor, supplier, konsumen, rekan bisnis, atau Anda. Contohnya, informasi mengenai perubahan harga produk, perihal kerjasama, jadwal libur, dan lain sebagainya.
4. Lalu lintas data email lebih terarah
Dengan memiliki email bisnis, dapat dipastikan bahwa traffic data akan lebih cepat dan lebih terarah, karena data email yang dikirim dan terima tidak tergabung dengan jutaan pengguna email lainnya. Terlebih lagi, Anda juga bisa mendapatkan dukungan dari pihak hosting yang selalu siap sedia membantu menjawab kebutuhan Anda.
Hal-Hal yang Harus Disiapkan Untuk Membuat Email Bisnis
Seperti yang telah dijelaskan di atas, untuk membuat email bisnis, Anda membutuhkan nama domain dan akun web hosting. Nama merupakan adalah alamat web khusus yang dipakai untuk mengakses website. Domain kustom Anda akan disertakan dalam alamat email bisnis, contohnya [email protected]
Anda dapat membeli nama domain dari perusahaan yang disebut registrar domain. Sementara, akun web hosting memungkinkan Anda untuk menyewa ruang di server, kemudian menggunakannya untuk membangun dan mengelola website dan menghosting koyak email bisnis. Perusahaan yang menawarkan layanan ini disebut provider web hosting.
Terdapat berbagai tipe hosting yang menyesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda-beda. Sejumlah provider hosting akan menawarkan layanan email bisnis bersama dengan pembelian hosting. Sebetulnya, Anda tak harus selalu membeli paket hosting untuk membuat alamat email bisnis.
Namun, Anda perlu mempunyai setidaknya satu domain aktif. Terdapat banyak domain murah yang bisa langsung dibeli dan didaftarkan. Dibawah ini langkah-langkah untuk membeli nama domain dan paket hosting yang Anda jika akan membuat email bisnis.
1. Kunjungi website provider web hosting yang Anda inginkan.
2. Tentukan nama domain yang tepat untuk bisnis Anda. Disarankan untuk memilih domain bisnis yang singkat dan mudah diingat.
3. Gunakan alat cek domain yang tersedia untuk mengecek ketersediaan nama yang Anda inginkan dengan mengetik nama domain bisnis Anda pada kolom yang ada.
4. Lalu, Anda akan diarahkan ke halaman domain yang tersedia.
5. Anda dapat memilih ekstensi domain yang paling sesuai dengan bisnis Anda dan mengecek harganya. Supaya mudah diingat, pilih ekstensi yang umum seperti .com, .net, atau .org.
6. Setelah menentukan nama dan ekstensi domain, klik tambah ke keranjang, lalu lanjut ke halaman checkout.
7. Pilih periode berlangganan domain yang tersedia, kemudian pilih checkout dan lanjutkan pembayaran.
8. Anda kemudian akan diminta untuk masuk ke akun web hosting Anda atau diarahkan untuk membuat akun.
Cara Membuat Email Perusahaan Secara Gratis Menggunakan Google Workspace
Anda tidak harus memiliki web hosting untuk membuat email bisnis dengan domain nama perusahaan. Jika selama ini Anda merupakan pengguna Gmail dari Google sebagai email provider, Anda bisa memanfaatkan Google Workspace sebagai layanan email bisnis yang lebih profesional.
Google Workspace menawarkan fitur yang sama persis dengan layanan Gmail gratis dan keistimewaan untuk menentukan identitas bisnis atau brand online Anda sendiri (custom nama email domain), tanpa perlu memiliki atau menyewa web hosting terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat email perusahaan dengan domain sendiri di Google menggunakan Google Workspace:
1. Buat akun Google Workspace.
2. Verifikasi kepemilikan domain untuk memastikan tak ada bisnis lain yang menggunakan nama domain yang sama.
3. Tambahkan pengguna lain ke Google Workspace, jika diinginkan. Anda bisa menambahkan beberapa akun atau pengguna baru untuk menggunakan layanan Google Workspace.
4. Atur layanan untuk Gmail bisnis. Anda bisa mengatur layanan bisnis pada Gmail sesuai kebutuhan Anda.
5. Setting migrasi email lama Anda dan sinkronisasi penggunaan mobile device. Hal ini memungkinkan Anda untuk tetap menyimpan data dari email lama Anda, dan bisa mengaksesnya dari perangkat seperti ponsel, tablet, laptop, dan PC, kapan saja melalui akun Gmail bisnis.
Itulah cara mudah dan gratis untuk membuat email bisnis perusahaan menggunakan Google Workspace.
Rekomendasi Buku Terkait Cara Membuat Email Bisnis
Untuk memperdalam pengetahuan Anda tentang cara membuat email bisnis dan mengembangkan bisnis menggunakan email marketing, berikut ini beberapa rekomendasi buku yang bisa Anda baca:
1. Membangun Bisnis Online Dengan Email Marketing
Buku ini akan memberikan panduan lengkap tentang email marketing bagi pemula. Anda akan mempelajari strategi dan teknik email marketing yang efektif untuk membangun dan mengembangkan bisnis Anda. Buku ini juga membahas tentang cara membuat website untuk mendukung email marketing, strategi konten dalam email marketing, dan berbagai alat dan taktik untuk meningkatkan keberhasilan email marketing.
2. Total Pack: Rahasia Sukses Membangun Bisnis Internet
Buku ini membahas berbagai jenis bisnis internet, mulai dari toko online, afiliasi, blogging, hingga parkir domain. Anda akan mendapatkan panduan langkah demi langkah untuk mengembangkan bisnis internet yang sukses. Buku ini juga memberikan tips dan strategi pemasaran yang efektif untuk bisnis internet.
3. Tingkatkan Omzet Bisnis dengan Email Marketing
Buku ini akan menjelaskan mengapa email marketing sangat efektif untuk meningkatkan omzet bisnis Anda. Anda akan mempelajari strategi dan teknik email marketing yang sukses, mulai dari penggunaan autoresponder, formulir pendaftaran, pengiriman email otomatis, hingga tips promosi menggunakan email marketing. Buku ini juga membahas penggunaan 10 autoresponder terbaik untuk email marketing.
Itulah beberapa rekomendasi buku yang dapat Anda baca untuk memperdalam pengetahuan tentang cara membuat email bisnis dan memanfaatkannya untuk pengembangan bisnis Anda. Semoga informasi ini bermanfaat dan dapat membantu kesuksesan bisnis Anda.
Selain membaca blog karir Aikerja, follow juga akun instagram aikerja untuk informasi terbaru seputar lowongan kerja, dan dunia kerja.